書類整理、ファイリングだけじゃどうにもならないことだってある・・・よね？

こんにちは！整理収納アドバイザー、EvernoteMasterの福塚です。

自分の体の変化や、引っ越しによる環境の変化、その他仕事の都合など諸々によって、かーなーり久しぶりのブログ更新になりました(^^;　こうやってWordPressに文字打ってるのも、久しぶりです！

少しずつではありますが、色々落ち着いてきましたので、また日常を綴っていきたいと思います。

 

さて先日は、整理収納サービスをされている企業の方向けに、書類の「デジタル収納」のメリットや、そのために便利な道具「スキャナ」について紹介してまいりました。

社員の中でも特にプロな方々にお集まりいただき、お忙しい中で確保いただいた、貴重な時間！無駄にすまいと、緊張しつつも時間みっちりお話してきましたよ。

 

書類の整理は、ファイリング一択じゃ足りないかも？

皆さまバリバリとお仕事をされている方々なのですが、ご紹介の途中、「クラウドって使ってますか〜？」と質問したところ、使っていると挙手いただいたのは、お一人のみ・・。

これには少なからず、ショックを受けました。

書類を電子化して管理する「デジタル収納」。そのメリットは、「書類をすぐ探せる」「すぐ見れる」に特化した、まさに忙しい方にこそ威力を発揮する収納テクニック。さらに収納も「省スペース」なんです！

加えてクラウドサービスと合わせれば、社外でお仕事されている方の強力なパートナーに！
何せ名刺でも会議資料でも、なんだっていつでもどこでも、取り出せるようになるのですから・・・。

 

少し話を伺ってみると、
「業界ではアナログ派な人が多いですね〜。」
とのこと。

うん、分かります。

お客様が個人でも法人でも、アナログな管理方法は分かりやすい。何せモノがちゃんと「目に見えます」からね！
きちんと決めたルールで整理し、管理すれば、仕事の効率も上がることと思います。

私だって、書類はぜ〜んぶデジタル収納、なんてことはいたしません。

 

でもいわゆる、ファイリングというアナログな収納方法だけでは、対応しきれないお客様もいらっしゃるのではないかと思います。パッと思い浮かぶのは、過去の資料を大量に必要とする職業のお客様や、常にアイデアを書き溜める必要のあるお客様。

 

さて、整理とは「必要なもの」と「そうでないもの」を分ける、というのが基本 なんですね。

では資料が大量にお部屋にあってもうパンパンだから、必要でない資料を減らしましょうとなるかと思いますが、お客様にとって「それらの資料は全て必要です」、ということが十分ありえるのです。

 

例えば法律関係のお仕事をされていると、過去の判例が強力な武器。過去に例があったのか無かったのか。その判決の決め手は何だったのか。そういった過去の資料が、今後ずっと参考になるわけです。

またあるいは、デザイナーさん。街中で見かけたデザインをヒントに、新しいデザインを書き留めるかもしれません。それは今使わなくても、未来のあるタイミングで必要になることがあります。さらに、過去の自身の作品やアイデアメモを参考に、今新しいデザインを作るベースにする、ということがあります。
この場合、過去の資料やアイデアメモは、必ずしも必要とは言えないかもしれないけれど、必要になる可能性が十分ある、と言えます。それを無理に減らすことは、今後の仕事を進めるにあたって、仕事の幅を狭めたり、クオリティの確保の妨げになってしまうのではと私は思っています。

そういった、資料となる書類をどうしても減らせない方には、データにして小さなハードディスクに収納してしまえる「デジタル収納」がおすすめできます。書類をそのままファイリングするだけでは、どうしても場所の確保が必要になりますからね・・・。

それにデジタル収納のメリットは「すぐ探せる」とも言いましたが、それは書類をデジタル化する上で、書面上の文字を「キーワード」として検索できる、ということです。
GoogleやYahoo!で検索するように、自分のパソコンの中で書類を検索できるので、特に書類をたくさんお持ちの方には、書類を探す時間の短縮になると思いますよ。

 

人によってベストな収納方法は違う

えー、なんて、偉そうなことをメラメラと綴ってしまいましたが(^^;

言いたかったのは、ファイリングだけじゃなくて、デジタル収納のメリットも分かっていると、どちらの方法が合っているのか、選択できて良いと思います！ってお話です。

ファイリングの方が便利なこと、デジタル収納の方が便利なこと、それぞれの良さがありますから、デジタル収納もぜひ試して、知っておいてもらえると嬉しいな〜♪と思った今日この頃でした。

 

ということで、今日は「書類整理、ファイリングだけじゃどうにもならないことだってある・・・よね？」と語らせていただきました。

所持している資料も含め、自分の持てる全てを駆使して仕事をされている皆さま。そんな方々を応援できるような、お片づけの手伝いができたらなと思っています。

 

さいごに。でじかた.netでは、スマホやEvernote、スキャナなどを使ったデジタル収納について個別にご相談を承っています。
直近では9月末頃に、Evernoteの使い方を学べる講座「Evernote・ios・Level１講座」※を横浜近くで予定しておりますので、ご興味ある方はぜひお問い合わせくださいね。

※ 本講座は、Evernote社 公認のものではありません。

それではまた。明日も良い日になりますよう^^

 

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